集装箱运输管理系统BMS2010
操作手册
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编辑公司的基础资料,如公司名称、机构代码等,其中公司名称必须输入。
编辑承运车队的档案,包括公司自有车队、挂靠车队或个人。如果不是自有车队,需要选中【】这个选项。公司名称必须填写,如果是自有车队,公司名称可以用【自有车队】、【公司车队】、【公司名称车队】等表示。
编辑车辆的资料。
Ø 车号:车辆的自编号,如果没有自编号,输入车牌号码。
Ø 所属单位:车辆所属的承运单位。
Ø 月折旧:车辆每月的折旧费。在经营分析─车辆收支核算中的单车利润会减去此折旧费。
Ø 载重、空车耗油:设定车辆的载重耗油、空车耗油,单位:升/公里,系统根据此项自动计算出车辆的百公里耗油量,并计算出每趟出车油耗的节或超。如果不设定此两项,系统不自动计算百公里耗油量和节/超。
编辑司机的资料。其中司机姓名必填。
Ø 所驾车辆:设定此司机所驾驶的车号。如果设定了此项,会在运输单的登记中,选择了车号,自动选择出司机,从而达到简化操作的目的。
Ø 出生日期:系统会根据农历/公历进行转换,然后提醒用户司机的生日。
Ø 驾驶证年审日期:系统会自动在驾驶证年审到期前进行预警。
编辑客户的资料。其中客户简称必填。
Ø 客户类别:分别为【拖运方】和【报关行】。
Ø 信用额:应收运费的最高欠款,如果应收运费超过了设置的信用额,系统会自动预警。如果不需要系统预警,不需要输入。
编辑供应商的资料。其中供应商简称和类别必填。供应商类别分为:配件供应商、维修厂、加油站。
编辑企业的出纳帐户。可以是现金(备用金)、支票、银行帐号。系统所有与资金往来的功能都会自动与出纳帐户关联。比如现金收到客户运费1万,现金余额会自动加上现金上面。支出以此类推。出纳帐户间的金额可以在【现金银行】─【银行存取款】中互相转存。
编辑收支项目名称,即科目名称。
Ø 收支名称:项目名称,必填。比如【房租】、【水电】等。
Ø 收/支:此项目是收入还是支出,如果是属于收入类,选中。
Ø 平摊费用:如果要将此收支平摊到每部车辆上面,选中此项。比如【办公费用】平摊到每部自有车辆上面。
Ø 核算车辆:用于【现金银行】─【费用支出】或【其他收入】,比如收支名称为【车辆出租】,选择了此项后,在登记车辆出租时,就必须选择车号,即是哪部车出租的。
编辑出车费用项目。费用名称必填。出车费用项目比如【加油费】、【路桥费】、【罚款】、【停车费】、【伙食】等。用户可以根据实际情况填写。其中【加油费】为系统预置的,用户不允许修改或删除此项。
对系统的一些参数进行设置。
Ø 备份数据:设置是否在软件退出时自动备份数据文件,并设置自动备份保存到的路径。
Ø 预警设置:设置系统提前预警的天数和刷新数据的分钟数。比如【年审】需要15天数提醒,那么在车辆固定费用提前__天预警那里输入15即可。
Ø
自定义单据编号:单据编号的格式为【两位字母前缀】+【两位年】+【两位月】+【两位日】+【三位序号】,如
设置操作员的帐号及密码及与操作权限。
将数据备份到硬盘或其他媒质,以防止硬盘坏掉后数据不会丢失。选择好存放目录,点击【备份】。
将备份的数据恢复回系统中。选择要还原的数据库文件,点击【还原】。注意:还原前务必先备份数据,以免误操作使数据丢失。
导入Excel数据到系统中。系统只支持将【车辆资料】、【司机资料】、【客户资料】导入。
1、选择Excel文件及工作簿。
2、选择要导入数据的对象,即【车辆资料】、【司机资料】、【客户资料】,然后选择是追加数据还是覆盖存在的数据。
3、选择相应项目。
4、点击【导入】进行导入数据。
清理历史数据。选择要清理的时间段及清理内容后,点击【清理】。注意:此操作不可恢复,建议在清理前备份数据库。
将固定合同、临时合同登记在订单里面,供调度员调派及报关单制作、提单制作。
Ø 订单状态:支持跟踪订单的状态,订单状态包括分为完成、未完成、取消三种状态。
Ø 需要运输:只有选择了“需要运输”选项,才可以对此订单进行做箱。
Ø 需要报关:只有选择了“需要报关”选项,才可以在“报关单据”中选择此订单生成报关单据。
Ø 应收应付:记录只订单相关的应收应付项目。
操作步骤:
1. 点击【新建】。
2. 选择《委托单位》、《需要运输》、《需要报关》等委托单信息。
3. 输入箱号明细。即这一票中所有的箱号信息。
4. 切换到【应收应付】页,并填写应收应付。
5. 点击【保存】。
将订单安排到车辆、驾驶员进行运输。
Ø 箱封号:可以将一个订单的N个箱号拆开来分批运输。
Ø 车辆安排:调度员选择运输的车辆,系统提供了根据车辆的状态来进行安排车辆的附加辅助功能,即只能选择待命状态的车辆。
Ø 司机安排:系统会根据车辆绑定设置好的司机,简化操作。支持同时可选多名司机。
操作步骤:
1. 选择要派车的订单。
2. 点击【安排车辆】。
3. 选择车号、司机等。
4. 点击【箱封号】,选择当次安排运输的箱号。
5. 点击【保存】。
车辆出车时操作人员进行登记,需要填写司机出车的预支款。
Ø 车辆状态:车辆的状态会自动跳转到出车状态,并生成车辆状态日志。
Ø 预支款:司机的预支金额会自动从现金银行里面进行扣减。比如现金备用金1万,当前司机当次预支1千,系统会自动从备用金扣除1千,并生成备用金支出日志。
操作步骤:
1. 选择要出车登记的调度单。
2. 点击【登记】。会出现出车登记的界面。
3. 选择出车日期及出车支款。如果出纳已经在【现金银行─司机报还款】中登记了出车支款,那么这个出车支款的金额会自动显示出来,不需要修改。
4. 点击【保存】。
回车报账:车辆回厂后操作人员进行登记收支情况。
Ø 出车费用:填写出车费用,如加油费、路桥费、罚款、过磅费等,出车费用项目可以操作人员自定义。出车费用与单趟利润、回车交款的金额进行关联计算。
Ø 加油情况:填写该趟车的加油明细。
◆ 加油站加油:如果在加油站加油,选择具体加油站的名称或用临时加油站代替;
◆ 油卡加油:如果用油卡加油,选择用于加油的卡号。油卡余额会自动减掉加油金额;
◆ 现付金额:加油站加油,如果是现付的加油费的话,可以输入现付金额。现付金额与固定加油站的往来余额、现金银行的余额有关联计算。
Ø 单趟耗油量计算:根据车辆、货物的重量、加油量、载重公里数、空载公里数计算出油耗的节超。同时将油耗的节超对司机的补贴进行补贴或扣除。
Ø 外包运费:承运给外包车辆的运费。外包运费与承运单位的往来余额有关联计算。
Ø 公司运费:与计算司机提成的金额。比如运费5000元,但与司机提成的金额只是4500元,这个4500元就是公司运费,默认是等于实际运费。
Ø 回车还款:司机回车时实际交回来的金额(不包括已收运费),即出车借款减掉出车费用。对于未还清的款,将在工资结算时累计抵扣掉工资。
Ø 司机提成:司机的单趟提成。计算公式为公司运费*提成比例 + 节超油补贴 - 扣款。
Ø 回程车(二次运输):车辆回程带货时进行登记,回程车也是作为同一张运输单进行核算的。
Ø 车辆状态:车辆的状态会自动跳转到待命状态,并生成车辆状态日志。
操作步骤:
1. 选择要回车登记的调度单。
2. 点击【回车登记】或【双击】。
3. 输入加油明细。可点击右键选择【添加】、【删除】。如果用户不想输入加油明细,可直接在出车费用输入加油金额总额。
4. 输入出车费用的金额。
5. 输入回车还款的金额。不要包括现收金额。
6. 如果有回程送货,点击工具栏【回程车】中的【添加】。
7. 点击【保存】。
8. 可以打印报账单进行多方签字留底。
运输单回单时进行的登记记录。
操作步骤:
1. 查找出需要回单的运输单。
2. 选择需要回单的运输单。
3. 【保存】。
显示每部车的当前状态,即待命状态、出车状态、维修状态。车辆在出车登记后自动显示到出车状态,回车登记后自动显示到待命状态。此功能可作为调度人员的调度参考。如果用户需要手工改变状态,可点中某一车辆后,拖到目标状态窗口中。
查找订单登记录入的订单清单,可以筛选出订单的状态,即哪些订单已经被调度,哪些未被调度。
查找调度单的清单。可以筛选出调度单的状态,即哪些调度已经出车,哪些未出车,哪些已经出车但未回来,哪些已经完成了。
浏览运输台帐。可以通过这里的【修改】、【删除】对已经输入过的运输单进行编辑。
配件采购回来时进行入库登记以及登记应付已付。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择【供应商】。
3. 填写【采购明细】。
4. 输入【现付金额】。
5. 【保存】。
查询配件的即时库存。
车辆维修时进行登记。维修可以分为内部维修与外部维修,外部维修需指定维修地点(维修厂),以便进行应付已付计算,内部维修会从配件库存中减掉。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择维修的车辆
3. 选择维修厂。如果是内部维修,不需要选择。
4. 填写维修的配件明细。
5. 输入【现付金额】。
6. 【保存】。
车辆加油时进行登记。如果是出车时候的加油,可以在业务管理中的回车报账或简易登记的加油明细中登记,此处的加油登记的作用是除了出车加油外的加油。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择加油的车辆。
3. 选择当次加油是否用油卡加油。如果用油卡加油,则不能选择加油站,相反用选择加油站,则不能选择油卡。如果用油卡加油,会自动减掉油卡的余额。如果用加油站加油并且不是现付的话,会自动增加此加油站的应付余额。
4. 填写加油的种类、重量、单价,金额自动计算。
5. 输入【现付金额】。
6. 【保存】。
车辆保养时进行的登记。下一次保养时系统会自动预警。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择保养车号。
3. 选择保养项目。
4. 选择保养金额及付款。
5. 【保存】。
登记轮胎的使用情况。此模块为单独模块,与配件采购、配件库存、维修没有任何关联。
操作步骤:
1. 点击【添加】。
2. 填写轮胎信息。
3. 【保存】。
登记车辆的固定费用,固定费用项目支持自定义,比如年审、季审、保险、GPS费、一级维护、二级维护等,用户可要求实际情况进行自定义。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择对应的车号。
3. 选择费用项目,如年审、保险等。
4. 填写金额。
5. 选择到期日期。
6. 选择支付帐户。
7. 【保存】。
编辑油卡的资料。其中油卡的编号不能为空。
油卡充值时进行的登记。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择要充值的卡号。
3. 输入金额及支付帐户。
4. 【保存】。
统计油卡在日期范围内充值的总金额。
查询油卡在日期范围内的使用清单。
统计油卡在日期范围内使用的金额。
企业日常经营中的除了出车费用、固定费用、工资以外的其它费用支出。
Ø 费用项目:系统支持用户自定义费用项目,比如房租、水电、办公用品、招待费等。
Ø 平摊费用:用户可以在设置费用项目时选择此费用是否是平摊费用,如果是平摊费用,在经营分析中,将会把平摊费用平摊到每一部自有车辆里面。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择费用项目。
3. 如果此费用是核算车辆的费用时,需要选择车号。
4. 填写金额及支付帐户。
5. 【保存】。
企业日常经营中的经营外收入。
Ø 收入项目:系统支持用户自定义收入项目,比如卖废品、租车等。
Ø 核算车辆:用户可以在设置收入项目时选择此收入是否需要核算车辆,如果核算车辆,在经营分析中,将会把此收入金额计算到车辆的利润里面去,比如租车就可以用核算车辆的选项。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择收入项目。
3. 如果选择的收入项目是核算车辆的话,需要选择车号。
4. 填写金额及收款帐户。
5. 【保存】。
将现金银行中的各帐户的金额进行转存。比如将支票的金额转入到现金或银行帐中,或者将现金转入到银行帐中。
操作步骤:
1. 点击【新建】。
2. 选择付款帐户。比如要把现金存入到银行中,现金就是付款帐户。
3. 选择收款帐户。比如要把现金存入到银行中,银行就是收款帐户。
4. 输入金额。
5. 【保存】。
司机在出车借款、回车报账时进行登记,也可以直接在出车登记、回车报账时登记。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择借还款的司机姓名。
3. 选择借款还是还款。
4. 选择运输单。
5. 填写金额。
6. 【保存】。
查看现金银行帐中各帐户当前余额。整个系统中有关金额的地方都与现金银行有关第,即产生的金额的时候都会自动产生一张现金凭证。
查看现金银行帐日期范围内的流水帐。可以根据出纳帐户、收支项目、车号、司机等条件查询。
统计现金银行帐日期范围内每天的收支情况。
统计现金银行帐日期范围内每科目的收支情况,即利润分析表。
统计日期范围内各费用支出情况。
统计日期范围内各收入情况。
统计日期范围内司机的报账情况。
应收运费结算:收到委托单位的运费时进行的登记。
Ø 选择运输单:列出选择的往来单位对应的所有未收清的运输单。比如收到的运费是上个月的运费,可以选择列出来的上个月运输单。
Ø 自动收款:当选择好要结算的运输单并输入后当前收到的运费,点击“自动收款”后,系统会自动将收到的金额计算到运输单中。比如:收到运费9000元,当前客户有2张运输单的运费分别是6000元、4000元,点击“自动收款”后,系统会自动结清第1张,自动扣除第2张运输单的3000元,第二张运输单会记录起还有1000元未付清。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择往来单位。
3. 选择运输单。
4. 选择收款。或直接输入结算金额点击【自动收款】。
5. 【保存】。
付给承运车队(外包车队)运费时进行的登记。操作使用原理与应收运费一致。
付给配件供应商费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。
付给加油站费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。
付给维修厂费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。
查找往来单位日期范围内应收运费的清单。
统计每个往来单位日期范围内的应收、已收、未收情况。
统计往来单位每月的应收、已收、未收情况。
查找外包单位(车辆)日期范围内的应付运费清单。
统计每个外包车队日期范围内的应付、已付、未付运费情况。
查找配件供应商日期范围内的应付采购配件清单。
统计每个配件供应商日期范围内的应付、已付、未付情况。
查找加油站日期范围内的应付加油清单。
统计每个加油站日期范围内的应付、已付、未付情况。
查找维修厂日期范围内的应付维修清单。
统计每个维修厂日期范围内的应付、已付、未付情况。
员工在缺勤时进行登记。
操作步骤:
1. 点击【登记】。
2. 选择缺勤人员。
3. 选择缺勤项目及天数。
4. 【保存】。
生成员工工资结算表。
操作步骤:
1. 点击【结算单】。
2. 选择【新建一张结算单】,填结算单名称及结算范围。
3. 【确定】。
4. 【保存】。
设置员工的工资构成表,比如基本工资、补助等。司机还可以设置出车提成比例。
生成司机出车的工资明细,以便司机对帐。
生成车辆的出车费用明细表。
统计车辆的出车费用汇总表。
列出每部车辆的所有支出与收入,并计算出单车利润。
列出每部车辆的所有支出与收入,并计算每笔费用占利润的百份比。
生成承运货物的清单,可以按车号、委托单位等条件进行筛选。
根据车辆分类显示运输清单。
根据运输线路分类显示运输清单。
根据司机分类显示运输清单。
统计车辆每天的收入与支出情况。
统计车辆的百公里耗油量及节超。
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注:此帮助手册只针对货运运输管理系统TMS2010版本,如果想看文档是否有更新,请浏览:http://www.wlglxt.com/demo/tms/tms.html。